Der Sommer kommt, die Festivals sind wieder erlaubt! Wie schön ist es, als Organisator eines Festivals dafür zu sorgen, dass sich die Leute einen ganzen oder mehrere Tage lang amüsieren können? Es gehört jedoch mehr dazu, ein Festival zu organisieren, als man zunächst denkt. Ein Festival zu organisieren ist eine Sache, aber es zu promoten ist genauso wichtig! Wie bewirbst du dein Festival richtig? Und wie grenzt ihr euch von anderen Festivals ab? In diesem Artikel lesen Sie alles, was Sie für eine gute Vorbereitung brauchen.
Die Basis: Was, warum, wer, wo und wann?
Es gibt keinen Standardansatz für die Organisation und das Bewerben eines Festivals, aber die Grundlagen sind dieselben. Denken Sie sorgfältig über die 5 Ws nach: das Was, Warum, Wer, Wo und Wann.
- Was: Zunächst einmal ist es wichtig, klar zu definieren, um welche Art von Festival es sich handelt. Handelt es sich zum Beispiel um ein Musikfestival, Foodfestival, Filmfestival oder Theaterfestival? Oder eine Kombination?
- Warum: Warum wird das Festival organisiert? Was ist das Ziel? Geld zu verdienen? Oder reicht es, ohne Gewinn oder Verlust abzuschließen, aber ein erfolgreiches erstes Festival zu haben? Dies muss im Vorfeld genau abgewogen, durchdacht und festgehalten werden.
- Wer: Für welche Zielgruppe findet das Festival statt? Je nach Zielgruppe bestimmen Sie beispielsweise, wie die Dekoration aussieht, welche Foodtrucks und Musiker präsent sind und über welche Kanäle Sie werben.
- Wo: Denken Sie daran, dass Sie sich beliebte Orte wie einen Strand oder einen Veranstaltungsort lange im Voraus sichern müssen (manchmal mehr als ein Jahr).
- Wann: Wählen Sie ein intelligentes Datum für die Organisation des Festivals. Festivals beginnen meist um Ostern herum und die Festivalsaison dauert bis September. Aber natürlich können Sie sich auch für ein Datum außerhalb dieser Saison mit beheizten Zelten entscheiden. Gibt es eventuell ähnliche Festivals am selben Tag? Prüfen Sie genau, ob es auf einen bestimmten Feiertag fällt, den viele Menschen nicht wahrnehmen können? Alles mögliche Aspekte, die bei der Bestimmung des Datums zu berücksichtigen sind.
Alle oben genannten Punkte wirken sich auf die Aktion aus und Sie sollten diese klären, um das Festival zu planen. Aber damit sind Sie noch nicht fertig.
Das Drehbuch für Ihr Festival
Ohne ein Drehbuch, in dem am besten alles so detailliert wie möglich beschrieben wird, ist die Organisation eines eigenen Festivals kaum möglich. Wenn Sie ein solches Drehbuch erstellt haben, sind Sie in der Lage auch die passenden Werbeartikel zu bestellen. Denn dann haben Sie die folgenden Aspekte für sich festgelegt:
- Zielgruppe
- Ort und Datum
- Zeitplanung/Ablauf
- Kosten
- Sicherheit
- Genehmigungen
- Risikomanagement
- Werbung
- Evaluation nach dem Event/Zielsetzung
Festival Branding: Schaffen Sie einen eigenen Stil
Ob es sich um ein Mini-Festival oder ein größeres Festival handelt, ein starkes Branding oder die Schaffung einer starken Marke ist sehr wichtig, um Markenbekanntheit und Wiedererkennbarkeit für Ihr Festival zu schaffen. Schließlich sollen potenzielle Besucher wissen, dass Ihr Festival im Kalender steht. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Festival wirklich eine eigene Identität bekommt, die zum Festival passt und die Zielgruppe anspricht. Dadurch heben Sie sich von allen anderen Veranstaltungen ab und erhöhen die Chance, dass sich potenzielle Besucher (und deren Freunde) für Ihr Festival entscheiden. Sie nutzen Ihr Festival-Branding für Ihre Promotion, Ihre Kommunikation mit den Beteiligten, Social Media, Ihre visuelle Identität (Logo, Corporate Identity, Visitenkarten) und Merchandising.
Festival Marketing: Frühzeitig mit Werbung starten
Inzwischen wissen Sie, welche Art von Festival oder Event Sie veranstalten und in welchem Stil Sie kommunizieren werden. Der nächste Schritt ist Marketing oder Werbung. Neben dem Festival-Branding ist das Festival-Marketing ein wesentlicher Schwerpunkt. Ein wichtiger Tipp ist: Man kann nicht früh genug sein, um für ein Festival zu werben. Beginnen Sie zum Beispiel einige Monate im Voraus mit einem Teaser in den sozialen Medien, dass ein neues Festival ansteht. Das macht die Leute neugierig, also stehen die Chancen gut, dass sie dem Event folgen.
Beginnen Sie außerdem mindestens 6 Wochen im Voraus aktiv mit der Werbung für Ihre Veranstaltung. Überlegen Sie genau, welche Kanäle Ihre Zielgruppe nutzt und nutzen Sie diese für Ihre Werbung. Das kann eine Kampagne auf Facebook, Instagram oder LinkedIn sein, aber auch Papierflyer in der Nachbarschaft oder Poster können erfolgreich sein. Denken Sie sich ein lustiges Werbegeschenk aus, um zusätzlichen Ruhm zu erlangen, oder verteilen Sie bedruckte Gadgets wie Sonnenbrillen mit Logo oder eine bedruckte Kappe. Diese Leute werben dann unterwegs für Ihr Fest!
Auch bei kleinen Events an die Werbung denken
Wenn Sie ein Festival organisieren, denken Sie nicht nur an die „normalen“ Werbe-Möglichkeiten wie Werbung und das Verteilen von Flyern. Stellen Sie zum Beispiel eine schöne Goodie-Bag für die „Early Bird“-Ticketkäufer zusammen. Dies ermutigt sie, ihre Tickets schneller zu bekommen.
Möglicherweise können Sie auch früher im Jahr Festivals besuchen und mit der Organisation Vereinbarungen treffen, um dort für alle Ihre Festivals zu werben. Zum Beispiel mit einem Stand, Bannern oder einem Flyer am Ausgang. Und wenn Sie Festivals besuchen, ist es natürlich immer klug, ein Shirt oder einen Hoodie zu tragen, um das eigene Event anzukündigen.
Sorgen Sie beim Festival für Extra-Werbung
Ist der große Tag endlich gekommen? Dann möchten Sie natürlich auch stolz zeigen, dass an alles bis ins letzte Detail gedacht wurde und Sie können Ihre Marke auch an verschiedenen Orten zeigen. Alles beginnt mit den Wegweisern. Aber auch auf der Website selbst mit T-Shirts mit Logo für die Crew und die Security. Nicht nur eine gute Werbung, sondern auch angenehm für Festivalbesucher. Bedruckte Festival-Bändchen sind auch ideal, um beim Einlass Zutritt zu gewähren. Die echten Fans tragen diese Bänder noch Wochen später! Denken Sie auch an Trinkbecher mit Logo und Sonnencreme mit Logo zum Verteilen. Genug Möglichkeiten für smartes Festivalmarketing, bei dem Ihrer Kreativität keine Grenzen gesetzt sind.
Ist das gleiche Festival schon für nächstes Jahr geplant? Vergessen Sie nicht, Ihre Besucher sofort zu inspirieren, nächstes Jahr wiederzukommen. Das kann ein bedrucktes Goodie am Ausgang oder ein großes Banner sein.
Mit Hilfe der oben genannten Tipps können Sie gut vorbereitet mit der Organisation eines Festivals beginnen. Auf zum Festival-Sommer!
P.S. Wenn Sie noch mehr Tipps für die Sommerwerbung benötigen, lesen Sie den Artikel über intelligentes Sommermarketing.